Polisi Preifatrwydd PROACTIS


Diweddarwyd Medi 2017
Mae’r Polisi preifatrwydd hwn yn nodi sut mae PROACTIS Holdings PLC (sy’n cynnwys PROACTIS a’i is-gwmnïau Due North, Millstream, Intelligent Capture, Perfect Commerce, Hubwoo, gan ddefnyddio’r termau “PROACTIS”, “ni”, “ein”) yn defnyddio ac yn diogelu unrhyw wybodaeth yr ydych chi (“chi”, “eich”) yn ei rhoi ni mewn perthynas â’r wefan hon ac wrth ei defnyddio, yn ogystal â’r nwyddau a’r gwasanaethau y mae PROACTIS yn eu darparu.

Mae PROACTIS yn ymrwymedig i sicrhau bod eich preifatrwydd yn cael ei ddiogelu a bydd ond yn defnyddio eich gwybodaeth yn unol â Deddf Diogelu Data 1998. Os byddwn yn gofyn i chi ddarparu gwybodaeth benodol y  gellid eich adnabod ohoni wrth ddefnyddio’r wefan hon, byddwn yn eich sicrhau na fydd yn cael ei defnyddio ond yn unol â’r  Polisi Preifatrwydd hwn.

Dyluniwyd yr Hysbysiad Preifatrwydd yma i gynnwys gwefan PROACTIS (proactis.com) a chynhyrchion PROACTIS. Os oes yna unrhyw amrywiad neu elfennau penodol sy’n unigryw i unrhyw gynnyrch neu wasanaeth a ddarperir gan PROACTIS, bydd hynny’n cael sylw yn ei adran ei hun, yn nes ymlaen yn y polisi hwn.

1. 
Pa wybodaeth ydym yn ei chasglu?
2. Gwybodaeth am ymweliadau â’r wefan
3. Defnyddio eich data personol
4. Platfformau Cyfryngau Cymdeithasol
5. Dolenni Talfyredig mewn Cyfryngau Cymdeithasol
6. Gwefannau trydydd partïon
7. Ble rydym yn storio eich data personol
8. Diwygiadau polisi
9. Mwy o wybodaeth
10. Cynhyrchion PROACTIS

11. ProContract
12. PROACTIS Central a Kayako Support (a elwir hefyd yn “Gymorth Cyflenwyr”)
13. Perfect Commerce

(1) Pa wybodaeth ydym yn ei chasglu? 

Gallwn gasglu, storio a defnyddio’r mathau canlynol o ddata personol: 

(a) gwybodaeth am eich ymweliadau â’r wefan hon a’r defnydd a wneir ohoni; (b) gwybodaeth am unrhyw drafodion rhyngoch chi a ni ar y wefan hon neu mewn perthynas â hi; (c) gwybodaeth yr ydych yn ei darparu i ni at ddiben cofrestru gyda ni a/neu danysgrifio gyda’n gwasanaethau gwefan a/neu hysbysiadau e-bost.

Gallwn gasglu, storio a defnyddio data nad yw’n bersonol am eich ymweliadau â’n gwefan a’r defnydd a wneir ohoni.



(2) Gwybodaeth am ymweliadau â’r wefan 

Gallwn gasglu gwybodaeth am eich cyfrifiadur a’ch ymweliadau â’r wefan hon megis eich cyfeiriad IP, lleoliad daearyddol, math o borwr, ffynhonnell gyfeirio, hyd ymweliad a nifer y tudalennau yr edrychwyd arnynt. Gallwn ddefnyddio’r wybodaeth hon wrth weinyddu’r wefan hon, er mwyn gwella defnyddioldeb y wefan ac at ddibenion marchnata.

Rydym yn defnyddio cwcis ar y wefan hon. I gael mwy o fanylion, gweler ein Polisi Cwcis.



(3) Defnyddio eich data personol
 
Bydd data personol a gyflwynir ar y wefan hon yn cael ei ddefnyddio at y dibenion a nodir yn y polisi preifatrwydd yma neu mewn rhannau perthnasol o’r wefan hon. Yn ogystal â’r defnydd a nodir mewn mannau eraill yn y polisi preifatrwydd hwn, gallwn ddefnyddio eich gwybodaeth bersonol er mwyn:
  • (a) gwella eich profiad pori drwy bersonoleiddio’r wefan;
  • (b) anfon gwybodaeth (ac eithrio cyfathrebiadau marchnata) i chi yr ydym yn credu allai fod o ddiddordeb i chi drwy’r post, e-bost neu dechnoleg debyg;
  • (c) anfon cyfathrebiadau marchnata atoch mewn perthynas â’n busnes yr ydym yn credu allai fod o ddiddordeb i chi drwy’r post neu, pan ydych wedi cytuno’n benodol â hynny, drwy e-bost neu dechnoleg debyg.
  • (ch) darparu gwybodaeth ystadegol i gwmnïau eraill am ein defnyddwyr - ond ni fydd y wybodaeth hon yn cael ei defnyddio i adnabod unrhyw ddefnyddiwr unigol.
Mae eich gwybodaeth bersonol yn cael ei chadw’n breifat ac yn cael ei storio’n ddiogel nes na fydd ei hangen mwyach neu nad oes defnydd iddi, fel y nodir hynny yn Neddf Diogelu Data 1998. Gwnaethpwyd pob ymdrech i sicrhau bod proses gyflwyno e-bostion ddiogel yn bodoli, fodd bynnag mae PROACTIS yn cynghori’r bobl hynny sy’n defnyddio’r cyfryw ffurflenni e-bost bod risg yn gysylltiedig â hynny.

Gallwn gysylltu â chi o dro i dro i’ch hysbysu am gynhyrchion neu wasanaethau, sydd yr un fath neu’n debyg i’r rhai yr ydych wedi holi amdanynt, neu am faterion eraill yr ydym yn credu allai fod o ddiddordeb i chi.


Os nad ydych eisiau i ni gysylltu â chi yn y modd yma, gallwch optio allan drwy: glicio ar y ddolen dad-danysgrifio ar e-bostion a dderbyniwyd, drwy ysgrifennu atom yn PROACTIS, Riverview Court, 1 Castle Gate, Wetherby, LS22 6LE (gan nodi bod eich gohebiaeth i sylw’r Tîm Marchnata) neu drwy e-bost i info@proactis.com.

(4) Platfformau Cyfryngau Cymdeithasol

Gall y wefan hon ddefnyddio botymau rhannu cymdeithasol sy’n helpu i rannu cynnwys yn uniongyrchol o dudalennau gwe i’r platfform cyfryngau cymdeithasol o dan sylw. Cyn defnyddio’r cyfryw fotymau rhannu cymdeithasol, cynghorir defnyddwyr eu bod yn gwneud hynny yn ôl eu disgresiwn eu hunain. Noder y gall y platfform cyfryngau cymdeithasol dracio a chadw eich cais i rannu tudalen gwefan drwy eich cyfrif platfform cyfrwng cymdeithasol.

Cynghorir defnyddwyr i ddefnyddio platfformau cyfryngau cymdeithasol yn ddoeth a chyfathrebu / ymgysylltu â hwy gyda gofal dyledus mewn perthynas â’u preifatrwydd eu hunain a’u gwybodaeth bersonol.

Argymhellir bod dewisiadau diogelwch unigolion yn cael eu gwirio er mwyn sicrhau bod pob unigolyn
yn hapus â’u gosodiadau cyfryngau cymdeithasol eu hunain, ac os oes unrhyw amheuaeth, dylid adolygu hysbysiad a pholisïau preifatrwydd y cyfrwng cymdeithasol hwnnw. Nid yw PROACTIS yn gyfrifol am y canlyniadau pan fo unigolion yn rhannu eitemau [boed hynny yn ddolenni, lluniau neu gyfryngau eraill] mewn rhwydwaith cymdeithasol neu fforwm cyhoeddus arall.


Mae cyfathrebu, ymgysylltu a gweithredu drwy blatfformau cyfryngau cymdeithasol allanol, y mae’r wefan hon a’i pherchnogion yn cyfranogi iddynt, yn ddarostyngedig i’r telerau ac amodau a’r polisïau preifatrwydd sy’n perthyn i bob platfform cyfryngau cymdeithasol penodol.

Ni fydd y wefan hon na’i pherchnogion fyth yn gofyn am wybodaeth bersonol neu sensitif drwy blatfformau cyfryngau cymdeithasol.



(5) Dolenni Talfyredig mewn Cyfryngau Cymdeithasol

Gall y wefan hon a PROACTIS, drwy eu cyfrifon platfform cyfryngau cymdeithasol, rannu dolenni gwe â thudalennau gwefannau perthnasol. Mae rhai platfformau cyfryngau cymdeithasol yn talfyrru URL [cyfeiriadau gwe] yn ddiofyn (dyma enghraifft: http://goo.gl/duvQep).

Cynghorir defnyddwyr i gymryd gofal a bod yn ddoeth cyn clicio unrhyw URL talfyredig a gyhoeddir ar blatfformau cyfryngau cymdeithasol gan y wefan hon a’i pherchnogion. Er gwaethaf pob ymdrech i sicrhau mai URL dilys a gyhoeddir yn unig, mae nifer o blatfformau cyfryngau cymdeithasol yn agored i sbam a hacio, ac felly ni all y wefan hon na’i pherchnogion fod yn atebol am unrhyw niwed neu oblygiadau sy’n deillio o ymweld ag unrhyw ddolenni talfyredig.


(6) Gwefannau trydydd partïon

Mae’r wefan yn cynnwys dolenni i wefannau eraill. Ni all PROACTIS warantu na gwirio cynnwys unrhyw wefannau allanol y ceir dolen iddynt.  Nid yw PROACTIS yn gyfrifol am bolisïau preifatrwydd gwefannau trydydd partïon. Mae PROACTIS hefyd yn argymell bod defnyddwyr yn edrych ar bolisïau preifatrwydd  y gwefannau trydydd partïon hynny.

(7) Ble rydym yn storio eich data personol
Fel cwmni byd-eang, gall y data yr ydym yn ei gasglu oddi wrthych gael ei drosglwyddo i, a’i storio mewn lleoliad y tu allan i’r Ardal Economaidd Ewropeaidd (“EEA”). Gall hefyd gael ei brosesu gan staff PROACTIS sy’n gweithio y tu allan i’r EEA yn swyddfeydd PROACTIS. Efallai bod y cyfryw staff yn ymwneud â chyflawni’r gwasanaethau yr ydych yn tanysgrifio iddynt, ymysg pethau eraill, yn cynnwys darparu gwasanaethau cymorth.

Yn ogystal ag yn y DU, mae gan PROACTIS swyddfeydd yn yr Unol Daleithiau, Ewrop (megis Ffrainc a’r Almaen) ac Awstralasia (megis Seland Newydd a Pilipinas) ble gall gwasanaethau cymorth gael eu darparu.

Drwy gyflwyno eich data personol, rydych yn cytuno â’r trosglwyddo, y storio a’r prosesu hwn. Bydd PROACTIS yn cymryd pob cam rhesymol angenrheidiol er mwyn sicrhau bod eich data yn cael ei drin yn ddiogel ac yn unol â’r polisi preifatrwydd hwn.


Mae’r holl wybodaeth yr ydych yn ei rhoi i ni yn cael ei storio ar ein gweinyddion diogel, sydd wedi eu lleoli naill ai yn yr EEA neu y tu allan i’r EEA, yn ddibynnol ar y cynnyrch a’r gwasanaeth o dan sylw. Efallai y bydd angen storio’r data yma ar weinydd diogel nad yw yn yr EEA am gyfnod petai’r prif weinydd yn ddiffygiol a thra bod y broblem gyda’r prif weinydd yn cael ei datrys. Pe digwydd hynny, byddai cwsmeriaid PROACTIS yn cael eu hysbysu drwy gyfathrebiad penodol fyddai’n cynnwys mwy o fanylion am y digwyddiad hwnnw.

(8) Diwygiadau polisi

Gallwn ddiweddaru’r Polisi Preifatrwydd hwn o dro i dro drwy bostio fersiwn newydd ar ein gwefan. Dylech wirio’r dudalen hon yn achlysurol er mwyn sicrhau eich bod yn hapus ag unrhyw newidiadau. Os nad ydych, cysylltwch â Swyddog Diogelu Data PROACTIS gan ddefnyddio’r dulliau cysylltu a ddisgrifir isod.

(9) Mwy o Wybodaeth
I gael mwy o wybodaeth am sut y defnyddir gwybodaeth, sut ydym yn cynnal diogelwch eich gwybodaeth a’ch hawl i gael mynediad i’r wybodaeth yr ydym yn ei dal amdanoch, cysylltwch â:
Drwy e-bost:
 compliance@proactis.com

Drwy'r post: The Data Protection Officer, PROACTIS Group Limited, Riverview Court, 1 Castle Gate, Wetherby, LS22 6LE

Yn achos negeseuon Marchnata, os nad ydych eisiau i ni gysylltu â chi, gallwch optio allan drwy un o’r opsiynau yma clicio’r ddolen dad-danysgrifio ar e-bostion a dderbyniwyd; drwy ysgrifennu atom yn y cyfeiriad uchod, gan nodi “Y Tîm Marchnata” ar yr ohebiaeth; drwy e-bost i info@proactis.com.

(10) Cynhyrchion PROACTIS

Fel arfer bydd cynhyrchion PROACTIS yn gofyn i ddefnyddwyr gael enw defnyddiwr a chyfrinair. Gall yr enw defnyddiwr fod yn ddynodwr unigryw neu’n gyfeiriad e-bost. Pan fyddwn wedi rhoi (neu pan fyddwch wedi dewis) cyfrinair sy’n eich galluogi i gael mynediad i rannau penodol ein gwefan, rydych yn gyfrifol am gadw’r cyfrinair hwn yn gyfrinachol. Rydym yn gofyn i chi beidio â rhannu eich cyfrinair gyda neb.

Bydd unrhyw wybodaeth ychwanegol fydd ei hangen ar gyfer y dibenion a nodwyd er mwyn defnyddio’r cynnyrch, ac ni fydd yn ormodol.

Bydd cynhyrchion PROACTIS yn cyhoeddi negeseuon system, er mwyn galluogi i ddefnyddwyr diffiniedig weithredu prosesau sydd yn angenrheidiol er mwyn cyflawni gweithrediadau arferol y feddalwedd (megis hysbysu rai sy’n awdurdodi bod ganddynt anfonebau i’w cymeradwyo neu er mwyn hysbysu cyflenwr bod ganddynt derfyn amser ar gyfer tendr).


Er nad yw’r rhain yn negeseuon marchnata, mae defnyddwyr yn gallu newid eu dewisiadau yn y cynnyrch os nad ydynt yn dymuno hysbysiadau o’r fath. Gall gwneud hynny newid ffwythiant y feddalwedd a lleihau ei heffeithiolrwydd.

(11) ProContract

Mae cynnyrch ProContract yn gweithredu rhaglen cylchlythyr e-bost, a ddefnyddir i hysbysu tanysgrifwyr am gynhyrchion a gwasanaethau a ddarperir gan PROACTIS. Gall defnyddwyr danysgrifio drwy broses awtomatig ar-lein, sy’n ddewisol.

Gellir prosesu rhai tanysgrifiadau â llaw gyda chytundeb ysgrifenedig ymlaen llaw gyda’r defnyddiwr.

Derbynnir tanysgrifiadau yn unol â Deddfau Sbam y DU, y manylir arnynt yn Rheoliadau Preifatrwydd a Chyfathrebiadau Electronig 2003.

Mae’r holl fanylion personol mewn perthynas â thanysgrifiadau yn cael eu cadw yn unol â Deddf Diogelu Data 1998.

Ni throsglwyddir unrhyw fanylion personol i drydydd partïon, na’u rannu â chwmnïau / pobl y tu allan i PROACTIS.


(12) PROACTIS Central a Kayako Support

PROACTIS Central (proactissupport.co.uk, proactissupport.com) a Kayako Support (proactis.kayako.com) Support (a elwir hefyd yn Gymorth Cyflenwyr) yn rhaglenni gwefan, a ddyluniwyd i ganiatáu defnyddwyr cofrestredig i wneud ymholiadau ynghylch cynhyrchion a gwasanaethau PROACTIS.

Mae Kayako yn rhaglen trydydd parti ac mae PROACTIS yn defnyddio ei meddalwedd ar gyfer Cyflenwyr er mwyn cofnodi ymholiadau. Argymhellir eich bod yn darllen eu polisi preifatrwydd (kayako.com/about/privacy) yn ogystal â’r polisi hwn, petaech yn defnyddio’r feddalwedd cymorth honno.

Fel rhan o’r broses gofrestru, ac er mwyn ateb yr ymholiadau yn y systemau, bydd y data personol canlynol yn cael ei ddal:

Enw unigolyn, cyfeiriad e-bost, rhif ffôn, cwmni neu sefydliad y mae’r unigolyn hwnnw yn gweithio iddo, swydd.

Er bod natur pob ymholiad yn gysylltiedig â’r cynnyrch a’r gwasanaethau y mae PROACTIS yn eu darparu, mae’n bosibl y gall defnyddwyr ychwanegu gwybodaeth arall i’r ymholiad all fod yn ddata personol arall, ond dylai hynny fod at ddiben datrys yr ymholiad penodol hwnnw yn unig.

Er mwyn ateb yr ymholiadau hynny gan ein cwsmeriaid, gall staff PROACTIS sy’n gweithio ar yr ymholiadau hynny fod wedi’u lleoli yn unrhyw un o swyddfeydd PROACTIS, yn ychwanegol at y rhai sydd wedi eu lleoli yn y DU. Mae gan PROACTIS swyddfeydd yn yr Unol Daleithiau, Ewrop (megis Ffrainc a’r Almaen) ac Awstralasia (megis Seland Newydd a Pilipinas) ble gall gwasanaethau cymorth gael eu darparu.

Bydd PROACTIS yn cymryd pob cam rhesymol angenrheidiol er mwyn sicrhau bod eich data yn cael ei drin yn ddiogel a bod gennym brosesau i helpu i atal mynediad diawdurdod i wybodaeth gyfrinachol amdanoch yr ydym yn ei rheoli. 

Er enghraifft, cydymffurfio â safonau a gydnabyddir yn rhyngwladol megis ISO 27001 (ceir mwy o wybodaeth yma: iso.org/isoiec-27001-information-security.html).

Mae’r swyddfeydd yn yr Unol Daleithiau yn cydymffurfio â Fframwaith Diogelu Preifatrwydd US-EU (ceir mwy o wybodaeth am hynny yma:  privacyshield.gov ac fe’i rhestrir fel Perfect Commerce yma: privacyshield.gov/list).

Mae’r camau diogelwch yma yn helpu i atal mynediad diawdurdod, yn cynnal cywirdeb data, ac yn sicrhau bod Data yn cael ei ddefnyddio’n briodol.



(13) Perfect Commerce

Er bod  Perfect Commerce yn un o gwmnïau PROACTIS, mae swît datrysiadau Perfect Commerce wedi ei leoli y tu allan i’r Unol Daleithiau. I gael mwy o wybodaeth am hysbysiad preifatrwydd Perfect Commerce, dilynwch y ddolen hon: perfect.com/terms-use-legal-information/privacy-policy

Diweddarwyd Medi 2017